Số liệu thống kê
SỐ LIỆU THỐNG KÊ VÀ KHAI THÁC DỮ LIỆU
Data mining là gì?
Tóm tắt
Dữ liệu hoạt động bệnh viện được lưu trữ là một kho tàng quý giá để khai thác cho nghiên cứu khoa học.Muốn khai thác được kho tàng đó thì hệ thống cơ sở dữ liệu phải được tổ chức có chuẩn mực, đầy đủ.
Data mining là khai thác dữ liệu.
Dữ liệu (data) được nhập liệu (input) vào cơ sở dữ liệu (database). Qua thời gian, cơ sở dữ liệu trở thành kho dữ liệu thực tế, có thể dùng để thống kê, báo cáo và nghiên cứu khoa học.
Thống kê: Dữ liệu (data) được nhập vào các bảng (table) trong cơ sở dữ liệu (database). Dữ liệu sẽ được “cộng sổ” để đếm, hiển thị, so sánh… từ đó hiển thị được tầm mức hoạt động của bệnh viện. Việc thống kê và so sánh số liệu giữa các giai đoạn của một quá trình sẽ cho ra nhiều số liệu thú vị. Khi không được hiển thị bằng số liệu và biểu đồ, ta khó hình dung ra được bức tranh sống động của những con số. Chỉ những ai chịu khó quan sát sẽ nhận ra được các câu chuyện từ số liệu. Ví dụ: Tại sao hôm nay tiếp nhận có 20 bệnh nhân mà thống kê thấy bác sĩ khám đến 30 bệnh nhân? Chỉ khi đặt câu hỏi như vậy mới phát hiện ra có 10 bệnh nhân đăng ký từ hôm qua mà hôm nay mới được khám. Việc thống kê này đơn giản chỉ là các bảng số liệu hoạt động hàng ngày của các khoa. Dựa trên số liệu thô đó có thể thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy ý muốn.
Báo cáo: Các mẫu biểu báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý được chuẩn bị sẵn về số liệu một cách tự động theo tiêu chí cần là có. Các bộ phận Kế hoạch tổng hợp, Tài Chính, Dược… luôn luôn có một số lượng lớn biểu mẫu báo cáo phải làm để nộp cho cơ quan chủ quản hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Đây là công việc cực nhọc đòi hỏi tính kiên nhẫn nhưng hầu hết các số liệu báo cáo đều không chính xác. Có rất nhiều tình huống làm cho số liệu luôn luôn sai lệch. Một trong các tình huống đó là sửa hồ sơ sau khi đã thống kê số liệu xong. Trong quá trình triển khai phần mềm, chính các bảng số liệu cho thấy tình trạng lộn xộn trong quản lý hồ sơ, bất quy tắc trong quy trình quản lý hồ sơ. Phần mềm phải được lập trình chặt chẽ để kiểm soát được các tình huống này thì báo cáo mới tuyệt đối chính xác.
Nghiên cứu khoa học: Sau một thời gian tích lũy, số liệu được ghi chép một cách đầy đủ và nghiêm chỉnh trong các cơ sở dữ liệu. Việc đối chiếu, so sánh số liệu sẽ làm nổi bật các vấn đề chuyên môn và quản lý. Ví dụ: Tìm hiểu số liệu các ca siêu âm được chẩn đoán ung thư gan với số tiêu bản giải phẫu bệnh được xác định là ung thư gan để xác định được tính chính xác của siêu âm đối với HCC.
Các loại dữ liệu: Dữ liệu danh mục, Dữ liệu hoạt động và Dữ liệu lưu trữ
Tóm tắt
Việc phân biệt dữ liệu hoạt động và dữ liệu lưu trữ giúp công việc quản lý hệ thống được ổn định hơn.
Các dữ liệu được nhập vào hệ thống phần mềm sẽ tăng dần theo thời gian. Điều này giúp cho bệnh viện thu được một kho tàng dữ liệu quý giá để thống kê, nghiên cứu khoa học, lưu trữ bệnh án lâu dài cho bệnh nhân. Tuy nhiên, sự phình to dữ liệu này dẫn đến những khó khăn trong hoạt động của phần mềm. Khi dữ liệu tăng dần, việc truy xuất dữ liệu trở nên khó khăn. Khi xuất ra các báo cáo hệ thống sẽ bị treo hoặc ngừng hoạt động, cản trở công việc của các bộ phận khác.
Điều này đòi hỏi có giải pháp xử lý dữ liệu và lập trình sao cho vừa bảo đảm được công việc hàng ngày, vừa lưu trữ được dữ liệu đã xử lý xong.
Một số nhà cung cấp phần mềm không chuyên nghiệp chọn giải pháp lưu trữ dữ liệu định kỳ hàng tháng. Việc này khiến cho bệnh viện phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Bệnh viện phải trả chi phí cho công tác này hàng tháng. Mặt khác, công việc cắt dữ liệu này làm gián đoạn công việc của bệnh viện. Việc cắt khúc dữ liệu này không bảo đảm tính liên tục toàn vẹn của dữ liệu. Khi cần lấy dữ liệu liên tục, bệnh viện phải trả phí cho công việc khôi phục này.
Một số nhà cung cấp chọn giải pháp tăng cường hệ thống server, mở rộng ổ cứng lưu dữ liệu. Tuy nhiên điều này không giúp giải quyết căn cơ bài toán trên và chi phí cho hệ thống phần cứng như vậy rất đắt tiền.
Nhằm xử lý vấn đề một cách rốt ráo, dữ liệu bệnh án phải được thiết kế thành 3 nhóm: nhóm danh mục, nhóm hoạt động và nhóm lưu trữ. Chỉ những dữ liệu nào đang hoạt động thì mới cho tồn tại trên máy chủ hoạt động. Những dữ liệu nào đã xử lý xong thì chuyển vào hệ thống lưu trữ một cách tự động như cách mà bệnh viện lưu trữ hồ sơ giấy. Mặt khác kỹ thuật lập trình phải đảm bảo dữ liệu không bị liên kết nhau một cách chằng chịt gây khó khăn trong việc chuyển dữ liệu từ vùng hoạt động sang vùng lưu trữ.
Dữ liệu danh mục: Trước khi sử dụng phần mềm, một loạt danh mục phải được khai báo sẵn để giúp nhập liệu nhanh, chính xác và có thể thống kê. Ví dụ: Danh mục tên bệnh, danh mục thuốc, danh mục vật tư, danh mục người dùng phần mềm, danh mục tỉnh thành… Các danh mục này phải được phân loại chặt chẽ để phục vụ cho công tác khai thác dữ liệu về sau.
Dữ liệu hoạt động: là các bảng dữ liệu tạm, phục vụ cho quá trình tính toán và trao đổi dữ liệu giữa các phân hệ. Ví dụ: danh sách bệnh nhân chờ khám, danh sách thuốc chờ phát, phiếu chỉ định chờ thực hiện… Các dữ liệu này sau đó sẽ được phần mềm xử lý và xóa đi sau khi đã hoàn thành công việc. Tuy nhiên, thường thì các dữ liệu này không bị xóa đi mà chỉ được đánh dấu là đã được thực hiện. Số lượng các record này ngày càng tăng cao nhưng không bao giờ được tái sử dụng, chiếm tài nguyên hệ thống và làm chậm quá trình tìm kiếm.
Dữ liệu lưu trữ: sản phẩm đầu ra của phần mềm là các phiếu in pháp lý. Các phiếu in này bao gồm: phiếu tiếp nhận, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chỉ định, đơn thuốc, phiếu chuyển viện, phiếu kết quả xét nghiệm, phiếu kết quả siêu âm, phiếu nhập, phiếu xuất… Đây là đối tượng thực sự cần lưu trữ để có thể thống kê, đối chiếu và là nguồn khai thác dữ liệu về sau.
Tuy nhiên, trong nhiều hệ thống, các phiếu này được hình thành bằng cách nối kết dữ liệu từ các bảng dữ liệu khác nhau. Ví dụ: một đơn thuốc được in ra phải nối kết các bảng dữ liệu: bảng tên bệnh viện, bảng dang mục bác sĩ, bảng danh mục bệnh nhân, bảng danh mục thuốc… Khi một trong những bảng dữ liệu này bị mất đi thì tất nhiên không thể tái tạo được lại đơn thuốc như cũ. Do đó, cần có giải pháp lưu trữ đơn thuốc một cách tròn vẹn, dễ dàng phục dựng mà không cần phải joint các bảng dữ liệu với nhau.
Dữ liệu rác
Tóm tắt
Dữ liệu rác phát sinh trong quá trình triển khai và vận hành, cần phải được loại bỏ.
Một phần mềm không chuyên nghiệp và thiếu kinh nghiệm sẽ tạo ra bộ dữ liệu thiếu cấu trúc. Bộ dữ liệu thiếu cấu trúc này không giúp ích cho việc khai thác thông tin về sau.
Dữ liệu không đồng bộ: các phân hệ trong phần mềm được thiết kế bởi nhiều nhóm lập trình viên khác nhau mà không có chuẩn thống nhất. Ví dụ: Khi mã hóa giới tính nam/nữ các nhóm có thể quy ước theo nhiều kiểu khác nhau: 0 và 1 hay 1 và 0 hay 1 và 2 hay M và F... Sự quy ước không đồng bộ đó khiến cho việc giao tiếp dữ liệu bị chệch choạc.
Dữ liệu thiếu logic: Một bệnh nhân không thể phân thân để tồn tại trong nhiều khoa nội trú khác nhau. Tuy nhiên, phần mềm thiếu logic sẽ tạo ra tình huống một bệnh nhân vừa có tên trong phòng mổ lại vừa có tên trong khoa thận nhân tạo. Dữ liệu sai thực tế này khiến cho việc khai thác dữ liệu trở nên không đáng tin cậy.
Dữ liệu bị ngắt quãng: phần mềm hoạt động một thời gian thì dữ liệu bị tràn bộ nhớ, gây chậm hệ thống. Một số nhà cung cấp phần mềm dùng giải pháp cắt dữ liệu theo từng tháng để lưu vào một vị trí lưu trữ nào đó. Việc cắt ngang dữ liệu để lưu trữ theo cách này khiến cho việc xem toàn bộ quá trình lý lịch bệnh của bệnh nhân không thực hiện được.
Dữ liệu y khoa hữu dụng: 5KbDữ liệu y khoa vô dụng 500.000.000 Mb.
Dữ liệu không được nhập đầy đủ: form nhập liệu được thiết kế không ràng buộc chặt chẽ khiến cho nhiều dữ liệu bị bỏ qua. Bệnh viện không quy định về việc ghi chép dữ liệu trên máy tính một cách chặt chẽ nên người dùng có thể không tuân thủ đúng công việc ghi chép này. Ví dụ: bác sĩ siêu âm không dùng phần mềm để nhập kết quả siêu âm mà lại ghi bằng tay hoặc trên một phần mềm khác. Vì vậy, danh sách bệnh nhân chờ siêu âm sẽ tồn tại nhiều ca bệnh nhân không được xử lý và vì vậy không có dữ liệu kết quả siêu âm trong hồ sơ bệnh án.Dữ liệu bị xóa, sửa: quyền truy cập dữ liệu bị lạm dụng. User xóa sửa dữ liệu đã nhập khiến cho dữ liệu bị sai lệch. Bộ phần mềm thiết kế tốt sẽ ghi nhận lại các thao tác của người nhập liệu để phát hiện các tình huống xóa sửa dữ liệu.
Dữ liệu nhập không đúng với thao thác thực tế. Ví dụ: y tá lấy thuốc từ tủ trực phát cho bệnh nhân nhưng không ghi nhận vào tủ trực mà ghi vào sổ nhận thuốc nội trú hàng ngày. Thuốc tủ trực và thuốc hàng ngày không cùng số lô, không cùng chủng loại do đó việc lãnh thuốc để bù tủ trực không trùng khớp với dữ liệu ghi trong phần mềm.
Form nhập liệu tự do: các dữ liệu nên được đưa vào danh sách để chọn lựa càng nhiều càng tốt. Trừ những trường hợp như text box mô tả triệu chứng, mô tả quá trình mổ trong phòng phẫu thuật. Việc tạo danh mục sẵn giúp cho việc thống kê tốt hơn. Ví dụ: khi ghi nghề nghiệp bệnh nhân, nhân viên nhập liệu sẽ ghi nhận các nghề nghiệp như bán vé số, đạp xích lô, lơ xe… Những nghề nghiệp này không được phân loại trong danh mục nghề nghiệp thì sẽ rất khó cho việc thống kê bệnh tật theo nghề nghiệp.
Thiếu chốt số liệu: trong quá trình vận hành, các khoa có thể ghi chép sai sót số liệu và cần phải điều chỉnh. Đây là điều thực tế, tuy nhiên nếu việc điều chỉnh số liệu không được kiểm soát, không có quy định thời gian và trách nhiệm thì sẽ kéo theo các số liệu của các bảng thống kê khác nhau qua những lần in khác nhau. Có những bảng dữ liệu đã được in và gửi đến cơ quan chủ quản, nhưng khi cần in lại thì số liệu đã bị nhảy.
Số liệu cập nhật không đồng bộ: bệnh nhân đã xuất viện, mọi chi phí đã được thanh toán, số tiền thu chi của nhân viên thu phí đã được bộ phận kế toán ghi nhận và chốt sổ. Vì một lý do nào đó, bệnh án cần phải điều chỉnh tăng hoặc giảm dịch vụ đã sử dụng. Việc thay đổi dữ liệu bệnh án này nếu không được cập nhật vào sổ thu chi của viện phí thì ắt nhiên xảy ra lệch số liệu sau khi sửa chữa so với ban đầu. Cần phải quy ước về việc sửa số liệu và chế tài trách nhiệm của người nhập liệu để giúp dữ liệu được ổn định.
Dữ liệu test: trong quá trình triển khai phần mềm, số liệu được user nhập để tập sử dụng phần mềm nhưng lại không bị xóa đi, trộn lẫn vào số liệu thật của bệnh viện tạo nên số liệu sai. Một giải pháp tách ly số liệu nhập test sẽ giúp giải quyết vấn đề.
Dữ liệu nhập ẩu: phần mềm không có validate tốt thì người nhập liệu có thể nhập số liệu tự do như năm sinh là năm 3045.
Dữ liệu bệnh viện chính là kho tàng quý giá cho việc khai thác, nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, dữ liệu chỉ có giá trị khi được thiết kế đúng quy trình, logic và có khả năng lưu trữ liên tục. Nếu thiếu các tính chất này thì dữ liệu bệnh viện chỉ là dữ liệu rác, không có giá trị khai thác.
Lý thuyết tình huống
Tóm tắt
Cùng một nguồn dữ liệu nhưng cách nhìn dữ liệu khác nhau sẽ cho ra hình ảnh khác nhau.Cần nắm rõ các tình huống để hiểu hết ý nghĩa của dữ liệu.
Một số vấn đề về lệch số liệu thường gặp
Lệch số liệu giữa các phân hệ: Nhân viên thống kê thường thắc mắc tại sao số lượng bệnh nhân đăng ký khám và số lượng bệnh nhân được khám không bằng nhau. Hoặc số lượng bệnh nhân đã được kê đơn thuốc sao không bằng với tổng số lượng đơn thuốc được phát ra. Lý do rất đơn giản là không phải tất cả bệnh nhân đăng ký khám đều được khám hoặc tất cả bệnh nhân được kê đơn đều nhận thuốc. Câu hỏi khác là tại sao số lượng bệnh nhân đăng ký khám thì ít mà số lượng bệnh nhân khám xong thì nhiều. Đơn giản bởi vì có một số bệnh nhân đăng ký khám từ hôm qua nhưng hôm nay mới khám xong. Hoặc bệnh nhân đã khám xong từ hôm qua nhưng hôm nay mới đến nhận đơn thuốc.
Lệch số liệu giữa các bảng báo cáo: Có những bảng thống kê số liệu có số liệu đầu tháng và cuối tháng lệch nhau. Ví dụ số lượng bệnh nhân xuất viện đầu tháng là 80 người nhưng đến cuối tháng xem lại cũng thống kê đó thì đã bị thay đổi thành 82 người. Điều này xảy ra là do tình trạng sửa hồ sơ, thay đổi số liệu giữa chừng sau khi đã chốt số liệu thống kê.
Lý thuyết tình huống:
Việc xử lý số liệu và đánh giá số liệu cần phải được chuyên gia phân tích, xem xét rất chi tiết, đối chiếu nhiều bảng dữ liệu với nhau sẽ tìm ra các tình huống bất ngờ. Các số liệu trên các bảng báo cáo, thống kê có thể lệch nhau do rất nhiều tình huống khác nhau:
Do không có chuẩn: Ví dụ quy chuẩn về mốc thời gian lấy số liệu. Số liệu bệnh nhân nhập viện, xuất viện hàng ngày nếu lấy mốc thời gian từ 7:00:00 sáng ngày hôm trước đến 06:59:59 ngày hôm sau sẽ khác với số liệu lấy theo mốc thời gian của máy tính 00:00:00 đến 23:59:59 cùng ngày.
Do nhập liệu: Ví dụ sửa chữa số liệu sau khi đã in thống kê. Số liệu bệnh nhân xuất viện đã được ghi vào thống kê tổng số bệnh nhân xuất viện trong ngày, nhưng vì khoa không nộp hồ sơ đúng hẹn mà sau đó vài ngày mới nộp bổ sung làm cho số liệu bị thay đổi.
Do cách querry số liệu: Bệnh nhân nhập viện cấp cứu và sau đó được chuyển vào khoa nội trú. Nếu tính số bệnh nhân nhập viện cho khoa cấp cứu thì không được tính cho khoa nội trú. Tuy nhiên một số bệnh viện yêu cầu tính số bệnh nhân chuyển từ cấp cứu vào nội trú cho khoa nội trú chứ không tính cho khoa cấp cứu.
Do thiếu tính liên hoàn, thiếu chặt chẽ giữa các phân hệ sẽ tạo nên lỗ hổng kiểm soát, dễ dàng bị lợi dụng. Ví dụ: phiếu chỉ định ghi đề nghị xuất 10 viên thuốc, nhưng do hệ thống không ràng buộc liên hoàn từ phiếu chỉ định đến kho thuốc nên nhân viên phát thuốc có thể thay đổi và “phát” thành 20 viên thuốc. Khi các phân hệ hoạt động liên hoàn nhau, sự đối chiếu số liệu trong database sẽ giúp khám phá nhiều lỗ hổng quan trọng.
Dữ liệu dùng chung và dữ liệu tham khảo
Dữ liệu dùng chung: các bệnh viện trong cùng một hệ thống có thể sử dụng dữ liệu dùng chung. Ví dụ: danh sách bệnh nhân lao, tâm thần, HIV… sẽ được chia sẻ giữa các trung tâm điều trị khác nhau để làm cho quá trình điều trị cho bệnh nhân được liên tục giữa tuyến trên và tuyến dưới. Dữ liệu dùng chung này giúp tiết kiệm dung lượng database, đồng thời tăng hiệu quả về thông tin bệnh nhân. Ứng dụng Cloud trong trường hợp này là đặc biệt hữu dụng.
Các trung tâm y tế dự phòng, kiểm soát dịch bệnh và các chương trình y tế quốc gia của từng địa phương nên sử dụng một hệ thống dữ liệu dùng chung để cùng nhau kiểm tra sức khỏe cộng đồng trên diện rộng.
Dữ liệu tham khảo: khi bệnh nhân được chuyển từ bệnh viện này sang bệnh viện khác, ví dụ từ tuyến dưới lên tuyến trên thì bệnh viện tuyến trên cần được cung cấp đầy đủ dữ liệu về bệnh nhân đã có trước đó để tham khảo. Dữ liệu này không nhất thiết phải được import vào hệ thống máy tính của bv tuyến trên. Các bệnh viện có thể chụp ảnh (scan) các loại chứng từ bằng giấy của bệnh nhân như đơn thuốc, kết quả xét nghiệm, kết quả siêu âm… để lưu trữ, làm chứng cứ pháp lý. Tuy nhiên các tài liệu bằng hình ảnh này không có giá trị giúp thống kê số liệu, chiếm nhiều bộ nhớ, khó khai thác.
Liên thông và trao đổi dữ liệu (HIE - Health Information Exchance).
Tóm tắt
Yêu cầu thực tế là các đơn vị y tế phải trao đổi thông tin cùng nhau.Từ bệnh viện đến bệnh viện.
Từ bệnh viện đến cơ quan chủ quản.
Giải pháp nào để giúp các bệnh viện chia sẻ dữ liệu cùng nhau?
Phương thức chia sẻ files
Phương thức dùng chung dữ liệu.
Việc liên thông dữ liệu (information exchange) giữa các bệnh viện với nhau và giữa bệnh viện đến cơ quan quản lý ý tế là cần thiết. Tùy theo nhu cầu truyền dữ liệu mà có các giải pháp khác nhau.
Trao đổi dữ liệu nội viện:
Việc truyền dữ liệu nội viện giữa các phân hệ chức năng không cùng một hệ thống phần mềm cần phải theo chuẩn giao thức HL7 để các phân hệ có thể “hiểu” nhau.
Ví dụ: Một bệnh viện mua các phân hệ HIS, LIS, PACS… của các nhà cung cấp phần mềm khác nhau. Muốn các phân hệ này giao tiếp được với nhau thì từng phân hệ kể trên phải theo một chuẩn dữ liệu duy nhất là HL7.
Việc truyền dữ liệu giữa các phân hệ của cùng một hệ thống thì không cần bàn đến vì dữ liệu đã được thống nhất trong một database.
Ví dụ: Phần mềm YKHOA.NET là một bộ phần mềm có đầy đủ chức năng, cùng chạy trên một cơ sở dữ liệu. Vì vậy phần mềm này không bắt buộc phải theo tiêu chuyển HL7 để giao tiếp với nhau.
Trao đổi dữ liệu giữa các bệnh viện:
Trường hợp các bệnh viện trong một hệ thống (bệnh viện vệ tinh), trung tâm y tế quận huyện liên kết với nhiều trạm y tế phường xã thì có thể trao đổi thông tin cho nhau vì cùng chính sách, cùng dịch vụ đối với bệnh nhân. Mặc dù khác nhau về mặt địa lý nhưng hồ sơ theo dõi bệnh nhân là một.
Ví dụ:
Hệ thống bệnh viện chuyên khoa tâm thần, hệ thống bệnh viện chuyên khoa lao… có thể chia sẻ dữ liệu cùng nhau để bệnh nhân có thể đi đến bất cứ bệnh viện nào trong hệ thống cũng có thể được chăm sóc, theo dõi như nhau và liên tục.
Một hệ thống y tế tư nhân có nhiều chi nhánh cũng được quản lý tương tự.
Trung tâm dữ liệu: Dữ liệu của từng đơn vị cơ sở cần được đồng bộ hóa tại trung tâm dữ liệu chung. Các đơn vị này phải sử dụng chung một hệ thống phần mềm. Cách thức tổ chức dữ liệu có thể bằng nhiều cách: tập trung, phân tán hoặc kết hợp cả 2 hình thức.
Các bệnh viện cùng tuyến (huyện) của cùng một tỉnh cũng nên có hình thức dữ liệu tập trung này để dễ dàng cho việc quản lý. Việc tập trung dữ liệu này giúp chia sẻ tài nguyên dữ liệu giữa các đơn vị. Giá trị dữ liệu tập trung cao hơn giá trị của riêng từng đơn vị.
Gói dữ liệu: Trường hợp các bệnh viện khác nhau về chuyên môn, cần hội chẩn với nhau, các bệnh viện sẽ xem dữ liệu bệnh nhân như tài liệu tham khảo. Dữ liệu của bệnh nhân sẽ được chuyển đi dưới dạng gói thông tin (hồ sơ điện tử).
Copy dữ liệu: Việc copy toàn bộ dữ liệu của bệnh nhân từ bệnh viện khác vào dữ liệu bệnh viện có cần thiết hay không tùy thuộc vào việc xử lý bệnh nhân như thế nào. Nếu BV tuyến trên tiếp nhận bệnh nhân thì sẽ sử dụng tài liệu PDF để ghi nhận tình trạng bệnh và xử lý của tuyến trước như thế nào. Không cần thiết phải nhập (import) toàn bộ dữ liệu trước đó của bệnh nhân vào kho dữ liệu của mình.
Trao đổi dữ liệu giữa bệnh viện và cơ quan quản lý:
Cơ quan quản lý bệnh viện thường là Sở Y tế, Bộ Y tế và Bảo Hiểm Y Tế.
Theo định kỳ, các bệnh viện phải gửi báo cáo dữ liệu hàng tháng, hàng quý về cơ quan chủ quản theo các mẫu báo cáo định sẵn. Việc chuyển báo cáo này phần lớn là dữ liệu sau khi xử lý. Cơ quan chủ quản cần thu thập báo cáo đầy đủ, chính xác để thống kê, phục vụ cho công tác quản lý. Hiện nay việc nộp báo cáo vẫn đang được thực hiện bằng giấy (hard copy), đóng tập. Cơ quan chủ quản phải nhập liệu vào máy tính để thống kê chung. Cải tiến hơn, các bệnh viện nộp báo cáo bằng dữ liệu mềm (soft copy).
Ngày nay, với phương tiện internet và trung tâm dữ liệu, việc “nộp báo cáo” được thực hiện bằng cách chuyển dữ liệu trực tiếp qua mạng internet theo phương thức gửi file trên giao diện web hoặc FTP.
Để thực hiện được điều này, cơ quan chủ quản phải quy định hình thức và trường dữ liệu mẫu để các bệnh viện thiết kế đúng mẫu.
Khi chuyển dữ liệu vào data center, còn có một cơ chế kiểm soát dữ liệu xem có hợp lệ hay không. Nếu không có cơ chế kiểm soát dữ liệu này sẽ gặp các tình huống tạo nên dữ liệu rác và dữ liệu rách.
Dữ liệu rác: Một bệnh viện có thể lặp lại việc gửi dữ liệu nhiều lần. Các lần gửi dữ liệu có thể trùng lắp.
Dữ liệu rách: Các lần gửi dữ liệu không liên tục về thời gian hoặc không liên tục về dữ liệu, tạo ra các khoảng trống dữ liệu.
Chọn cơ sở dữ liệu nào?
Cơ sở dữ liệu - database là thông tin được lưu trữ. Một quyển sổ tay, một quyển nhật ký, một quyển vở ghi bài học… chính là database. Thông tin được ghi chép vào sổ chính là dữ liệu. Những dữ liệu được tập hợp thành hệ thống thành kiến thức. Kiến thức được vận dụng vào thực thế một cách hữu ích thì thạo thành trí khôn.
Thông tin → Dữ liệu → Kiến thức → Trí khôn.
Dữ liệu điện tử không ghi chép vào giấy mà được ghi chép vào các ổ đĩa bộ nhớ lưu trữ.
Với những bảng tính nhỏ thì ta dùng MS Excel, MS Access. Các bảng tính này phù hợp cho các bảng lưu trữ, tính toán cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
Với những doanh nghiệp đa chức năng đòi hỏi các bảng tính đó liên hoàn, liên kết nhau, chia sẽ dữ liệu cho nhau thì cần các cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp hơn. Một số cơ sở dữ liệu được dùng phổ biến hiện nay là MS SQL của hãng Microsoft, my SQL thuộc hệ nguồn mở LAMP, PostgreSQL là mã nguồn mở, Oracle là dữ liệu lớn… Khi mới nở rộ DB thì các chương trình này có độ khác biệt nhau nhiều về tính năng và công cụ khai thác dữ liệu. Tuy nhiên về sau thì sự khác biệt không cao.
MS SQL là bộ phần mềm trả phí của Microsoft, giá phải chăng, được giảng dạy nhiều trong các trường CNTT.
My SQL là bộ phần mềm miễn phí được giới làm web ưa chuộng. Các bộ my SLQ cũng được các công ty lớn cải tiến thành bộ dữ liệu riêng để dùng riêng.
Oracle có khả năng quản trị cao cấp nhưng chi phí rất đắt đỏ, không phù hợp với quốc gia nghèo như Việt Nam. Một số công ty chủ trương dùng phần mềm Oracle bẻ khóa, điều này là bất hợp pháp.
Tùy theo hệ ngôn ngữ lập trình nào mà có bộ dữ liệu đi kèm. Các dữ liệu này là dữ liệu quan hệ. Giữa các bảng dữ liệu có mối quan hệ với nhau, được quy ước bởi các khóa chính và khóa phụ.
Vấn đề bảo mật dữ liệu và an ninh mạng
Tóm tắt
Phần mềm QLBV cần được bảo vệ để tránh các hành vi xấu của hacker: đánh cắp dữ liệu, bắt cóc dữ liệu đòi tiền chuộc, đánh sập hệ thống mạng.
Dữ liệu bệnh viện và dữ liệu bệnh nhân là những dữ liệu rất nhạy cảm mà các hacker muốn chiếm dụng. Việc lấy cắp dữ liệu hoạt động bệnh viện sẽ làm lộ bí mật kinh doanh của bệnh viện. Việc lấy cắp dữ liệu bệnh nhân sẽ làm tiết lộ bí mật cá nhân của bệnh nhân.
Các hình thức tấn công:
Xâm nhập hệ thống, sao chép dữ liệu bệnh nhân để khai thác cho mục đích riêng.
Xâm nhập hệ thống, chiếm giữ tài nguyên, đòi tiền chuộc (Ransomware).
Xóa dữ liệu một phần hoặc toàn bộ hệ thống.
Đánh sập hệ thống phần mềm làm ngưng trệ hoạt động của bệnh viện.
Đối với các bệnh viện có máy chủ, nhân viên IT phải thiết lập tường lửa, mật khẩu cho máy chủ, mật khẩu cho cơ sở dữ liệu, mật khẩu cho người dùng, ngắt kết nối giữa server với internet, cấm sử dụng các thiết bị lưu trữ có khả năng lây nhiễm virus.
Phần mềm cần được mã hóa dữ liệu để hacker không thể đọc được. Việc truyền dữ liệu giữa các cơ quan y tế cần phải được bảo mật bằng cách mã hóa và giải mã dữ liệu.
Việc truy cập vào DB hoặc mã nguồn cần được thiết lập chìa khóa 2 lớp: mật khẩu và thiết bị nhận diện (thẻ từ, vân tay...).
Vấn đề bảo mật thông tin bệnh nhân
Tóm tắt
Thông tin sức khỏe bệnh nhân cần phải được bảo mật.Tuy nhiên, việc trao đổi dữ liệu bệnh nhân giữa các nhà chuyên môn là cần thiết.
Cần một cơ chế sao cho vừa có thể trao đổi dữ liệu vừa bảo mật cho bệnh nhân.
Khi ứng dụng CNTT vào quản lý bệnh viện, thông tin của bệnh nhân sẽ được chia sẻ giữa các nhà quản lý và nhà chuyên môn. Việc chia sẻ thông tin này mang lại lợi ích cho bệnh nhân.
Các đơn vị được quyền truy cập vào thông tin bệnh nhân:
Các bệnh viện dùng chung hệ thống phần mềm.
Cơ quan BHYT.
Nhà cung cấp phần mềm.
Các bệnh viện cần phải nắm rõ lý lịch sức khỏe của bệnh nhân để cùng nhau chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân. Việc chia sẻ thông tin bệnh nhân từ bệnh viện này đến bệnh viện khác là cần thiết. Trong nhiều trường hợp, thông tin của bệnh nhân cần phải được phổ biến để phòng chống phát tán dịch bệnh.
Cơ quan BHYT là nơi chi trả cho các dịch vụ khám chữa bệnh. Cơ quan này cũng nắm rõ tình hình sức khỏe bệnh nhân để thực hiện chi trả.
Nhà cung cấp phần mềm là người có quyền xem và quản lý nội dung cơ sở dữ liệu bệnh nhân, giúp cơ quan y tế thống kê, trích xuất dữ liệu theo yêu cầu.
Theo đó các cơ quan này phải được quyền biết dữ liệu sức khỏe của bệnh nhân. Điều quan trọng là các cơ quan này chỉ được sử dụng thông tin bệnh nhân trong chuyên môn mà không sử dụng cho các mục đích khác.
Khi bệnh nhân được chia sẻ thông tin trên mạng Cloud, họ có quyền cấp phép cho những ai được xem thông tin sức khỏe của họ như: gia đình, bạn bè, một người thân tín nào đó hoặc cho phép bất cứ ai cũng có thể được xem. Bệnh nhân được giao quyền cấp phép và chịu trách nhiệm về việc cấp phép này.
Sự tham gia của bệnh nhân vào hệ thống thông tin sức khỏe
Tóm tắt
Bệnh nhân là chủ thể sở hữu thông tin sức khỏe của họ.Bệnh nhân có quyền xem lại các kết quả khám sức khỏe, giám sát các quá trình khám chữa bệnh và tự khai các vấn đề bệnh trạng cùa mình.
Patient centric là một thuật ngữ tương đối mới, dùng để nói đến vai trò trung tâm của bệnh nhân trong quản lý sức khỏe. Trước đây người ta cho rằng bác sĩ hay bệnh viện là chủ thể của việc chăm sóc sức khỏe. Hồ sơ bệnh nhân được/bị lưu giữ tại bệnh viện khi bệnh nhân xuất viện. Người bệnh hầu như không được sở hữu thông tin gì của mình ngoài tời giấy chứng nhận xuất viện.
Tuy nhiên, ngày nay nhận thức đó đã thay đổi. Người bệnh chính là chủ nhân của những vấn đề sức khỏe của mình. Một bệnh nhân có thể được nhiều nhà cung cấp dịch vụ y tế tham gia khám chữa bệnh và những cơ quan y tế này chỉ đóng vai trò dịch vụ y tế cho bệnh nhân. Các thông tin sức khỏe của bệnh nhân được bệnh viện khai thác phải được trả cho bệnh nhân.
Trước đây, hồ sơ bệnh nhân là những tờ giấy ghi chép bằng tay và những phim ảnh bằng nhựa do đó việc sao chép là điều khó khăn. Tuy nhiên, ngày nay với hình thức bệnh án điện tử thì việc sao chép đó là điều cực kỳ dễ dàng. Người bệnh có thể lưu giữ những bản sao hồ sơ của mình dưới dạng digital.
Đến nay, khi Cloud phát triển mạnh thì việc bệnh nhân sở hữu thông tin sức khỏe cá nhân của mình đã trở nên tất yếu. Các bệnh viện phải cung cấp thông tin sức khỏe bệnh nhân vào sổ sức khỏe điện tử của bệnh nhân. Sổ sức khỏe điện tử ghi chép toàn bộ những lần khám chữa bệnh của họ ở nhiều cơ sở khám chữa bệnh khác nhau. Bệnh nhân có quyền cung cấp thông tin sức khỏe của mình tùy ý muốn, tùy đối tượng. Có những thông tin mang tính bắt buộc công bố như: nhóm máu, tình trạng dị ứng thuốc và thức ăn. Có những thông tin bệnh nhân có thể chia sẻ cho bác sĩ truy cập như tiền sử bệnh mạn tính, tình trạng nghiện ngập. Có những thông tin bệnh nhân giữ riêng cho mình và chỉ cung cấp cho bác sĩ khi cần thiết như thói quen tình dục, bệnh lây nhiễm qua đường tình dục… Sổ sức khỏe đó có chức năng chia sẻ thông tìn để bệnh nhân tùy ý sử dụng.
Ngoài những thông tin được cung cấp từ các bệnh viện như kết quả xét nghiệm, kết quả chẩn đoán hình ảnh, đơn thuốc… bệnh nhân có thể tự mình cung cấp thêm những thông tin khác liên quan đến sức khỏe vào sổ sức khỏe như một nhật ký sức khỏe. Điều này sẽ giúp cho các bác sĩ hiểu rõ hơn về bệnh nhân, giúp ích cho quá trình chăm sóc sức khỏe bệnh nhân.
Sản phẩm cuối của một hệ thống quản lý bệnh viện là gì?
Người ta biết rằng ứng dụng CNTT vào quản lý bệnh viện sẽ mang lại nhiều lợi ích tuy nhiên, sản phẩm cuối cùng của hệ thống này là gì? Khi không có câu trả lời xác đáng thì việc ứng dụng CNTT sẽ trở thành một hoạt động lẩn quẩn, không có điểm bắt đầu và không có điểm kết thúc.
Những lợi ích cho quá trình hoạt động bệnh viện có thể tóm tắt theo đối tượng thụ hưởng:
Đối với bệnh nhân: có đơn thuốc và kết quả cận lâm sàng được in một cách rõ ràng, an toàn hơn, minh bạch hơn.
Đối với bác sĩ: hồ sơ được lưu trữ và dễ dàng truy xuất.
Đối với y tá: công việc được điện tử hóa, thống kê số liệu chính xác và nhanh.
Đối với lãnh đạo: giám sát hoạt động bệnh viện nhanh chóng. chính xác.
Sản phẩm đầu ra của hệ thống phần mềm sẽ tương tự với sản phẩm của hoạt động bệnh viện: bệnh án. Sự khác biệt ở chỗ một đàng là bệnh án giấy, một đàng là bệnh án điện tử.
Tất cả các chứng từ in ra từ hệ thống máy tính đều được lưu lại dưới dạng điện tử để dễ dàng truy xuất, chia sẻ, phục hồi, lưu trữ, thống kê…
Hãy hình dung ta đang sử dụng các phần mềm của bộ Microsoft Office gồm có Word, Excel, PowerPoint, OutLook… Mỗi phần mềm sẽ xuất ra một loại tài liệu riêng của nó như doc, exl, ppt… Tương tự như vậy, mỗi phân hệ chức năng trong hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện sẽ có các file sản phẩm riêng.
Phân hệ tiếp nhận:
Phiếu tiếp nhận.
Phiếu chỉ định khám.
Phân hệ viện phí:
Phiếu thu.
Phiếu chi.
Phân hệ bảo hiểm y tế
Phiếu in 01, 20, 21, 79, 80
Phân hệ quản lý tài chính
Báo cáo thu viện phí.
Phân hệ phòng khám, ngoại trú, nội trú
Phiếu chỉ định,
Đơn thuốc.
Phiếu xử lý khác.
Phân hệ phòng mổ, thủ thuật.
Phiếu gây mê.
Phiếu tường trình phẫu thuật, thủ thuật.
Phân hệ xét nghiệm
Kết quả xét nghiệm.
Phân hệ chẩn đoán hình ảnh.
Kết quả siêu âm, nội soi, x quang...
Phân hệ thăm dò chức năng.
Kết quả thăm dò chức năng
Phân hệ tiếp liệu.
Phiếu nhập.
Phiếu xuất.
Hóa đơn.
Các phiếu này tồn tại dưới dạng giấy. Để hình thành được một mẫu in thì phần mềm phải tập hợp dữ liệu từ nhiều bảng biểu khác nhau. Ví dụ: để in được một đơn thuốc thì phải tập hợp các thành phần sau:
Tiêu đề → Từ bảng dữ liệu tổ chức bệnh viện.
Tên bệnh nhân → Từ bảng tiếp nhận bệnh nhân.
Nội dung đơn thuốc → Từ bảng chi tiết đơn thuốc.
Chữ ký của bác sĩ → Từ bảng quản lý user.
…
Như vậy nếu một hay nhiều bảng kể trên bị thiếu khuyết, thất lạc thì không thể phục hồi hay tạo dựng lại được đơn thuốc như ban đầu.
Một giải pháp mới được ứng dụng để xử lý tình trạng trên: XML. Tất cả các chứng từ được in ra đuều phải được xuất ra dưới dạng XML chứa đầy đủ thông tin của phiếu in đó. Một đơn thuốc được lưu dưới dạng XML sẽ chứa các thông tin: Tên bệnh viện, tên khoa, tên phòng khám, ngày giờ kê đơn, nội dung kê đơn, tên bác sĩ, lời dặn, hẹn tái khám… tất cả được nhúng vào một file XML duy nhất. Từ đó, chỉ bằng 1 file này có thể phục dựng lại đơn thuốc theo nguy trạng mà không cần phải nhờ đến các bảng dữ liệu mà hình thành nên nó. Mặt khác, do file XML có chứa đủ thông tin liên quan hên có thể dùng các thông tin đó để truy ra các tài liệu khác có chứa cùng thông tin đó.
Một điều hiển nhiên là các file XML đơn thuốc kể trên đều phải lặp lại các thông tin mà lẽ ra có thể dùng chung như tiêu đề đơn thuốc hoặc tên bác sĩ. Điều này sẽ làm phình to dữ liệu, hao tốn tài nguyên. Tuy nhiên cái quan trọng, cái quý giá là thông tin chứ không phải là tài nguyên. Việc lưu trữ thừa dữ liệu dù sao cũng tốt hơn là lưu trữ thiếu.
Tóm lại, sau một quá trình hoạt động, bộ phần mềm sẽ sản sinh ra các sản phẩm là các file XML của các chứng từ giao dịch.