CẤU TRÚC PHẦN MỀM QUẢN LÝ BỆNH VIỆN

Hiện nay các bệnh viện có nhu cầu trang bị phần mềm quản lý bệnh viện (Hospital Management Software - HMS) nhưng không biết phải lựa chọn phần mềm như thế nào, bắt đầu từ đâu.

Nhiều nhà cung cấp phần mềm giới thiệu sản phẩm với tính năng na ná nhau nhưng khi mang vào sử dụng thì không đúng với nhu cầu thực tế của bệnh viện thậm chí mang lại những tình huống dở khóc dở cười.

1. Các vấn đề mà bệnh viện thường gặp khi trang bị một hệ thống CNTT

• Phần mềm thiếu chức năng: các nhà cung cấp phần mềm không cung cấp đủ chức năng, tương tự như cơ thể thiếu nội tạng, không thể hoạt động được.

• Phần mềm non tay nghề: nhà cung cấp nghĩ vấn đề của bệnh viện đơn giản như của một cửa hàng và lập trình đơn giản. Đến khi gặp tình huống thực tế thì không xử lý được.

• Phần mềm copy từ nhà cung cấp khác: do là phần mềm copy, các nhà cung cấp mới không đủ lực để quản lý thay đổi toàn bộ hệ thống theo yêu cầu mới của bệnh viện.

Sau đây là một số kiến thức mà các bệnh viện cần phải biết trước khi đặt vấn đề mua phần mềm quản lý bệnh viện.

2. Tính chất đồng bộ, đủ chức năng của một bộ phần mềm

Tóm tắt:

• 
  Một phần mềm QLBV phải có sẵn đầy đủ chức năng cho các mặt hoạt động của bệnh viện.

• Phần mềm thiếu chức năng hoặc sai chức năng sẽ dẫn dắt bệnh viện đi vào con đường không có lối thoát.

Hãy hình dung cơ thể sống bao gồm các cơ quan nội tạng (tim, phổi, gan, thận, dạ dày, mật, tụy…). Mỗi cơ quan phụ trách một chức năng, tất cả cùng nhau hoạt động một cách liên hoàn.

Dòng máu trong cơ thể sẽ luân chuyển từ cơ quan nội tạng này sang cơ quan nội tạng khác để trao đổi chất…

Nếu một trong các bộ phận nào đó bị thiếu khuyết thì hệ thống sẽ không hoạt động được. Nếu dòng máu không lưu thông đến được các cơ quan nội tạng đúng luồng thì cơ thể sẽ không thể tồn tại một cách khỏe mạnh.

Hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện cũng vậy. Dòng thông tin chính là dòng máu trong hệ thống cơ quan bệnh viện. Thông tin được tiếp nhận từ phân hệ này và được xử lý tiếp ở phân hệ khác. Nếu hệ thống phần mềm bị thiếu khuyết một phân hệ chức năng nào đó thì thông tin sẽ bị gián đoạn, thiếu xử lý chặt chẽ và kém giá trị sử dụng.

Do đó, khi chọn lựa một phần mềm quản lý bệnh viện, cần phải chọn một hệ thống có đầy đủ chức năng. Bạn phải bảo đảm rằng các thành phần trong hệ thống phần mềm là đầy đủ và có sẵn.

Các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý chuyên môn bệnh viện bao gồm:

1. Nhóm quản lý tài chính:

   1. Hệ thống tiếp nhận bệnh nhân.

   2. Hệ thống viện phí ngoại trú, nội trú.

   3. Hệ thống tính phí và báo cáo bảo hiểm y tế.

   4. Hệ thống quản lý hợp đồng khám sức khỏe.

   5. Hệ thống tài khoản nợ.

2. Nhóm quản lý lâm sàng:

   1. Hệ thống khám chữa bệnh ngoại trú, cấp cứu, ngoại viện.

   2. Hệ thống khám chữa bệnh nội trú

   3. Hệ thống phẫu thuật - thủ thuật.

3. Nhóm quản lý cận lâm sàng:

   1. Hệ thống quản lý kết quả xét nghiệm.

   2. Hệ thống quản lý hình ảnh y khoa.

   3. Hệ thống quản lý thăm dò chức năng.

4. Nhóm quản lý tiếp liệu, hàng hóa

   1. Hệ thống quản lý chung

   2. Hệ thống quản lý kho.

   3. Hệ thống phân phối thuốc đến bệnh nhân.

5. Nhóm điều hành chung

   1. Hệ thống admin.

   2. Hệ thống báo cáo, thống kê.

Các hệ thống này phải liên hoàn nhau, “ăn rơ” nhau thì mới tạo nên một hệ thống quản lý bệnh viện hoàn chỉnh.

Một số phần mềm QLBV không có đủ phân hệ chức năng trong hệ thống nên nhà cung cấp phải dùng giải pháp kết nối với phần mềm bổ sung của công ty khác. Ví dụ như phần mềm kết nối máy xét nghiệm hay hệ thống PACS kết nối các máy chụp ảnh y khoa (modalities). Điều này có thể tạm chấp nhận nhưng mang lại nhiều rủi ro cho bệnh viện. Khi có sự thay đổi nào đó của một trong 2 bên đối tác thì bên kia sẽ từ chối trách nhiệm và cuối cùng không ai bắt tay vào làm cho bệnh viện.

Việc mua một hệ thống phần mềm đầy đủ chức năng có thể là một vấn đề lớn vì giá cả có thể rất đắt tiền, vượt quá khả năng tài chính của bệnh viện trong hiện tại. Giải pháp thuê phần mềm là phương cách tốt nhất để bệnh viện có ngay phần mềm quản lý trọn bộ để sử dụng mà không quá lo lắng về tài chính đầu tư trọn gói…

Khi khảo sát tính năng một phần mềm QLBV, bạn hãy bảo nhà cung cấp đó biểu diễn cho bệnh viện thấy là các phân hệ thuộc hệ thống đã có sẵn và hoạt động tốt trong thực tế. Bạn có thể sẽ gặp những phần mềm có chữ “tổng thể" hay “thông minh”, nhưng thực chất không có chút nào là tổng thể hay thông minh cả. Nguyên tắc là thấy tận mắt sự thật mới tin.

Tại sao điều này là quan trọng? Vì hiện nay tại Việt Nam có hơn 30 công ty cung cấp phần mềm quản lý bệnh viện mà hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đó không hề có kiến thức về quản lý hay chuyên môn bệnh viện.

3. Tính chất phức tạp và đồ sộ của một phần mềm quản lý bệnh viện

Tóm tắt

• Bệnh viện là một siêu cơ quan, do đó phần mềm QLBV là một phần mềm rất phức tạp, có thể so sánh với các đối tượng khác như hotel, ngân hàng, thư viện, siêu thị…

• Tất cả các hoạt động đó đều hiện diện trong bộ phần mềm QLBV.

• Nhiều chức năng mà chỉ bệnh viện mới có, vì vậy phần mềm phải qua thời gian trải nghiệm và do người am hiểu y khoa tạo ral

So sánh với các tổ chức nghiệp vụ khác, bệnh viện có quy mô to lớn và phức tạp hơn nhiều lần

So sánh với việc quản lý một resort hay hotel

Resort hay hotel là doanh nghiệp hoạt động cho thuê phòng, giường. Đối với bệnh viện thì việc quản lý phòng, giường, bệnh nhân nhập viện, xuất viện… tương đương với công việc của một hotel hay resort.

Tuy nhiên, số lượng bệnh nhân vào ra bệnh viện mỗi ngày nhiều hơn so với hoạt động của một resort. Đội ngũ nhân sự hoạt động trong một bệnh viện tương tự hoặc nhiều hơn của nhân sự trong tổ chức resort.

So sánh với hoạt động ngân hàng:

Ngân hàng quản lý tài khoản bệnh nhân, ghi chép các khoản vay, trả, gửi, rút tiền... trong tài khoản. Trong bệnh viện thì mỗi bệnh nhân có một tài khoản, xử lý tiền tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán viện phí, ghi nợ, tổng kết số liệu, trả hoa hồng môi giới…

Những hoạt động về tài chính của ngân hàng được quy định rõ ràng, chặt chẽ, trong khi các hoạt động viện phí phải tuân theo nhiều quy tắc khác nhau tùy theo đối tượng quyền lợi của bệnh nhân là gì. Các chính sách về BHYT thay đổi làm tăng sự khó khăn cho quản lý viện phí bệnh viện.

So sánh với hoạt động siêu thị

Siêu thị quản lý việc mua, lưu trữ và bán hàng hóa. Phân hệ quản lý dược có chức năng quản lý hàng nghìn loại thuốc khác nhau về chủng loại, dược chính và họ trị liệu. Ngoài thuốc, bệnh viện còn quản lý các loại hàng hóa khác như vật tư y tế, chế phẩm máu, hóa chất xét nghiệm, oxy...

Các thuốc được nhập từ các lô hàng khác nhau, date sử dụng khác nhau, giá trị khác nhau... Hệ thống quản lý phân phối dược được phân cấp thành nhiều cấp để phân phối từ nhà cung cấp đến sử dụng cho bệnh nhân. Ngoài ra phân hệ dược còn phải tương tác với phân hệ phòng khám và phân hệ viện phí.

So sánh với hoạt động của một thư viện

Thư viện quản lý sách, nhập sách, sắp xếp theo chủ đề và quản lý giao dịch mượn sách. Phòng kế hoạch tổng hợp bệnh viện có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ bệnh án, khai thác bệnh án, cho mượn bệnh án…

Kho bệnh án này vừa là bệnh án giấy, vừa là bệnh án điện tử. Số lượng bệnh án nhập vào kho mỗi này nhiều hơn số lượng sách mà thư viện nhận được.

Ngoài việc so sánh với các tổ chức kể trên, hoạt động bệnh viện còn có các hoạt động đặc thù mà không nơi nào có như quản lý phòng mổ, ghi bệnh án điều trị, thực hiện các thủ thuật, chụp x quang và làm xét nghiệm... Các hoạt động này ăn rơ, liên hoàn nhau, cung cấp dữ liệu cho nhau như một dòng máu chạy đến các cơ quan trong cơ thể.

4. Tính năng cơ bản của một hệ thống phần mềm QLBV

Tóm tắt

• 
  Phần mềm QLBV phải có đầy đủ chức năng tương ứng với các đơn vị chức năng của bệnh viện: tiếp nhận, viện phí, ngoại trú, nội trú, cận lâm sàng, quản lý dược, báo cáo thống kê…

• Các phân hệ chức năng này phải liên hoàn nhau, cung cấp dữ liệu cho nhau.

• Thiếu khuyết tính năng sẽ làm cho hoạt động bệnh viện bị đứt gãy.

Cần phải nói trước, phần mềm quản lý bệnh viện là phần mềm quản lý, có chức năng quản lý và tương tác dữ liệu.

• Phần mềm QLBV khác với các phần mềm ứng dụng trong y khoa. Phần mềm ứng dụng là các phần mềm nhỏ lẻ, tạo tiện ích cụ thể trong công việc như là phần mềm phân tích ảnh X quang, phần mềm đo điện tim hay phần mềm phân tích chỉ số đường huyết...

• Phần mềm QLBV cũng khác với các tiện ích công nghệ thông tin như: thẻ bệnh nhân, vòng đeo tay, bảng số thứ tự, máy tính bảng… Các thứ “trang sức” này không thuộc phạm vi của phần mềm quản lý bệnh viện.

Phần mềm QLBV gồm 2 nhóm chức năng chính: Quản lý tổ chức và Quản lý chuyên môn.

Nhóm chức năng Quản Lý Tổ Chức bao gồm:

• Quản lý nhân sự.

• Quản lý tài sản.

• Quản lý tài chính.

• Quản lý hành chính.

• Quản lý tài liệu, thư viện.

• Quản lý thông tin nội bộ.

• Quản lý sinh hoạt khoa học kỹ thuật.

• Quản lý chất lượng bệnh viện, an toàn bệnh nhân.

• ...

Nhóm chức năng này luôn luôn phải có cho bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Các phần mềm Quản Lý Tổ Chức này có sẵn, giá rẻ trên thị trường.

Hiện nay nhà nước đã ban hành một số phần mềm quản lý tổ chức cho các cơ quan nhà nước để sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, mỗi cơ quan có một đặc thù riêng về con người, tài sản và tài chính. Việc dùng chung các phần mềm quản lý tổ chức có thể không đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặc trưng của bệnh viện. Do đó, nếu có một phần mềm viết riêng cho bệnh viện, vừa đáp ứng tính năng riêng, vừa đáp ứng yêu cầu chung của quản lý nhà nước là tốt nhất.

Trên thị trường, một số công ty quảng cáo về hệ thống ERP (Enterprise Resource Planing) là phần mềm dùng để quản lý tổ chức, quản lý nguồn lực và quản lý tài chính. Đây không phải là phần mềm quản lý chuyên môn.

Nhóm chức năng Quản Lý Chuyên Môn bao gồm các nhóm:

• Quản lý khai báo (admin).

• Quản lý tiếp nhận bệnh nhân.

• Quản lý viện phí.

• Quản lý lâm sàng (ngoại trú, cấp cứu, ngoại viện, nội trú, phẫu thuật, thủ thuật).

• Quản lý cận lâm sàng (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng).

• Quản lý dược (dược nội trú, dược ngoại trú).

• Quản lý thống kê, báo cáo.

• Quản lý khách hàng

Nhóm quản lý hành chính:

• Quản lý văn thư.

• Quản lý thông tin nội bộ.

• Quản lý thư viện.

Các phân hệ đào tạo:

• Quản lý đào tạo.

• Quản lý chỉ đạo tuyến.

• Quản lý nghiên cứu khoa học.

Trong mỗi nhóm lại chia nhỏ các phân hệ chức năng.

Minh họa: Sơ đồ tổ chức các phân hệ chức năng bệnh viện.

Quản lý tiếp nhận

• Tiếp nhận BN (mới hay cũ).

• Phân loại đối tượng quyền lợi: (BHYT, dịch vụ, quân nhân, hưu trí, trẻ em, VIP…).

• Tiếp nhận khám tập thể theo hợp đồng.

• Tiếp nhận chuyển tuyến.

Quản lý viện phí

• Viện phí ngoại trú

• Viện phí nội trú

• Viện phí bán trú

• BHYT

• Quản lý chứng từ in sẵn.

Quản lý Phòng khám:

Có nhiều loại hình phòng khám có chức năng và quy trình hoạt động khác nhau.

• Phòng khám cấp cứu.

• Phòng khám ngoại trú.

• Phòng khám bán trú.

• Phòng khám đông y.

• Phòng khám chương trình.

• Phòng khám sức khỏe định kỳ.

• ...

Điều trị ngoại viện:

• Thận nhân tạo.

• Các chương trình bệnh xã hội:

  • Lao.

  • Tâm thần.

  • HIV.

• Điều trị ung thư.

Quản lý nội trú - phòng mổ

• Khoa nội trú.

• Chuyển phòng, chuyển khoa.

• Bệnh án chuyên khoa.

• Bệnh án nghiên cứu khoa học.

Quản lý - phòng mổ

• Lịch mổ

• Hội chẩn ngoại khoa

• Phòng mổ

• Phòng can thiệp kỹ thuật cao.

• Protocol phẫu thuật.

• Gói dịch vụ.

• Gói viện phí.

Quản lý xét nghiệm

• Sinh hóa

• Huyết học

• Nước tiểu

• Ion đồ

• Điện giải

• Vi sinh, ký sinh

• Sinh học phân tử

Quản lý chẩn đoán hình ảnh

• X quang

• CT

• MRI

• DSA

• SPECT

Quản lý thăm dò chức năng.

• ECG

• EMG

• EEG

• Đo loãng xương

• Đo chức năng hô hấp.

Quản lý vi thể

• Giải phẫu bệnh.

• Tế bào học.

• Tủy đồ.

• Nhóm di truyền.

• Nhóm sinh học phân tử.

Quản lý dược

• Quản lý kho

  • Quản lý tủ trực

  • Quản lý hóa chất

  • Quản lý vật tư y tế

  • Quản lý vật tư tiêu hao

  • Quản lý vật tư thay thế

  • Ngân hàng máu

  • Quản lý đồ tái sinh, tái chế

• Quản lý quy trình phân phối hàng hóa đến tay bệnh nhân.

Quản lý thông tin

• Thông tin tài chính

• Thông tin kế hoạch tổng hợp

• Thông tin kiểm soát chất lượng bệnh viện

Hệ thống khai thác dữ liệu:

• Báo cáo theo chuẩn mẫu của cơ quan quản lý:

  • BHYT

  • Bộ Y tế

  • Sở Y tế

  • Tai nạn thương tích, bạo hảnh gia đình.

• Thống kê cho phòng KHTH.

• Thống kê tài chính.

• Phân tích dữ liệu cho nghiên cứu khoa học.

Còn nhiều những thành phần khác nữa, tùy theo quy mô và chuyên môn của từng bệnh viện khác nhau. Phần mềm phải đáp ứng dưới dạng “đo ni đóng giày” để đáp ứng phù hợp với nhu cầu thực tế của bệnh viện.

Mỗi gạch đầu dòng được liệt kê trên đây là một chuyên đề lớn.

Bảng liệt kê kể trên nhằm khái quát các nhóm chức năng của phần mềm dùng cho quản lý bệnh viện. Trong từng nhóm chức năng đó có rất nhiều chi tiết tính năng phục vụ cho đơn vị quản lý đồng thời có mối quan hệ với các đơn vị chức năng khác trong cùng hệ thống.

Ví dụ: chuyên đề về đơn thuốc điện tử sẽ trình bày tất cả các vấn đề về đơn thuốc được gõ trên máy. Đơn thuốc điện tử không đơn thuần là cái máy đánh chữ để in ra đơn thuốc dễ đọc mà là một cỗ máy thông minh, có thể biết được kho thuốc còn bao nhiêu thuốc, các thuốc có trùng lắp nhau về hoạt chất, về nhóm thuốc, có tương tác nhau không, có lưu đơn thuốc cũ không, thuốc nào trong danh mục BHYT, thuốc nào ký gửi, thuốc nào hướng thần, gây nghiện, kiểm tra chéo với tình trạng đặc biệt của bệnh nhân như dị ứng, thai kỳ, bệnh mãn tính, cấp tính… như thế nào? Và nhiều vấn đề lý thú khác. Các tính năng đó được trình bày trong các bài viết chuyên đề.

Bệnh viện là cơ quan có tổ chức và hoạt động phức tạp nhất so với tất cả các loại cơ quan xã hội khác. Và giữa các bệnh viện khác nhau có sự khác nhau hoàn toàn về tổ chức, quy mô, hoạt động chuyên khoa… Do đó, các phần mềm trang bị cho mỗi bệnh viện là không giống nhau. Và vì vậy không có một phần mềm khuôn mẫu áp dụng chung cho tất cả các bệnh viện.